Web Expense One ha come obiettivo principale l'automazione dei processi gestionali aziendali coinvolti nell'elaborazione delle Note spese. L'inserimento delle Note Spese avviene tramite browser, rendendo disponibile il servizio sia su intranet per gli utenti che lavorano in sede, sia su Internet per i collaboratori e dipendenti che effettuano trasferte di lavoro.
PREVENTIVO
Per spese molto elevate puo' essere necessario dover gestire degli anticipi, che verranno giustificati in una successiva nota spese. Con Web EXPENSE One e' possibile inserire dei preventivi di spesa specificando un numero minimo di informazioni e associando delle annotazioni. In fase di liquidazione di una nota spese, il sistema consentira' di associare un preventivo ad una nota spese, gestendo situazioni sia di credito che di debito.
INSERIMENTO/MODIFICA NOTA SPESE
All'inserimento ciascuna nota spese puo' essere associato ad una commessa, ad un cliente/sede e ad una trasferta (in caso di trasferte di piu' giorni) oltre che all'eventuale preventivo. L'inserimento degli importi e' supportato da tabelle di calcolo per i rimborsi chilometrici, e sono attivi dei controlli automatici relativi ai massimali di spesa in rapporto alla commessa indicata.
WORKFLOW
E' gestito un workflow che a fronte di una nota spese porta al processo di approvazione passando da un numero di livelli di approvazione configurabile a seconda della struttura gerarchica dell'azienda. Ogni singola voce di spesa puo' venire approvata o rifiutata dal responsabile di ciascun livello. Il processo che porta al rifiuto o alla liquidazione della nota spese puo' essere gestito dall'applicazione sia tramite form di approvazione sia tramite mail, avvalendosi del modulo mailer. In ogni momento ciascun dipendente/collaboratore e' in grado di consultare lo stato della nota spese nell'iter di approvazione.
STATISTICHE
Una razionalizzazione e standardizzazione delle causali di rimborso consente di sviluppare analisi statistiche per tipologia di spesa, per centro di costo o per causale piuttosto che sulle spese sostenute per direzione piuttosto che per collaboratore.
INTEGRAZIONE
Tutti i dati di Web EXPENSE One possono essere integrati con i sistemi informativi aziendali (ERP). Grazie al modulo di mailing, e' possibile integrare il workflow di Web EXPENSE One con la posta elettronica per gestire i vari processi di approvazione tramite e-mail.
